Иногда случается так, что встречи становятся...

Иногда случается так, что встречи становятся единственным инструментом управления менеджера. Делюсь мыслями, какие проблемы встречаются с этим форматом.

1. It’s a trap! Когда тратишь время на встречи, то возникает ощущение высокой производительности. Однако встречи отнимают время от полезной для пользователей работы. И пока мы болтаем, конкуренты развиваются.

2. Нужно время на погружение и выход На самом деле встреча занимает больше времени, чем заявленное в календаре. Часть людей не может быстро переключаться между задачами, а значит суммарное время встречи = время на подготовку к ней+время встречи+время на переключение обратно на задачу

3. Избыточное количество людей Иногда на встречу зовут всех подряд «для массовки» из-за недоверия к сотрудникам или из-за того, что не знают, кто нужен. В итоге затраты в виде стоимости часов сотрудников+упущенной выгоды начинают превышать полезность встречи. Почувствовать «стоимость» встреч хорошо помогает атмосфера консалтинга, где каждый час сотрудника на учете - как следствие, просиживание лишних людей на встрече оборачивается, как минимум, упущенной выгодой. Поэтому там встречи короткие, к ним тщательно готовятся и зовут только необходимый минимум сотрудников.

4. Нет формата, выход за тайминг Встречи часто не продуманы: цель встречи, длительность, формат. Не рассматриваются альтернативные варианты решения вопроса: например, иногда можно продумать решение самостоятельно и дальше в письменном варианте попросить собеседника подтвердить предложенный вариант. Отсутствие цели, выход за рамки тайминга, отклонение от темы и структуры - это неуважение к собеседникам, использование их времени попусту.

5. Конфликт интересов Иногда встречи планируют так, что они вступают в конфликт с личными интересами. Например, в пятницу в 7 вечера, когда сотрудник планирует семейный ужин. Такой конфликт интересов провоцирует негатив в сторону тех, кто ставит подобные встречи.

Итого: я не против встреч, иногда они необходимы и помогают быстро закрыть вопросы, а иногда - сплотить коллектив. Но организатор должен понимать, зачем он ее организует, кто на ней нужен, как она пройдёт и действительно ли она нужна. Иначе это имитация деятельности и пустая болтовня.